Was ist Dokumenten-Management?
Die meisten Unternehmen und Organisationen auf ihren Dokumenten, Daten und die Informationen leicht zugänglich sind. Einige Unternehmen schaffen, Millionen von Dokumenten pro Jahr. Einreichung Daten, die erhoben werden, die sichere Speicherung, Indizierung es richtig, so dass es leicht zu erreichen und den Schutz von Außenseitern ist ein großes Problem für viele Organisationen.
Um für Sie die Durchführung eines Dokumenten-Management-System in Ihrer Firma, müssen Sie zuerst berücksichtigt die folgenden Aspekte des Dokumenten-Managements. Dazu gehören: Speicherung, Retrieval, Archivierung, Sicherheit, Archivierung, Speicherung, Verteilung, Workflow, und die Schöpfung. Hier ist ein Blick auf jeden einzelnen dieser Aspekte.
Aufbewahrung von Dokumenten: Sie können nicht glauben, es ist eine große Sache, um ein paar hundert Dokumente, jedoch ist es sehr wichtig, sich über das Ausmaß der großen Unternehmen, die Schaffung von Millionen von Dokumenten pro Jahr, und in regelmäßigen Abständen.
Nicht nur handelt es sich dabei in der Regel verteilt über mehrere Niederlassungen im ganzen Land, sie können in verschiedenen Teilen der Welt. Die Aufbewahrung ist ein wichtiges Stück zu Dokumenten-Management, auf die Tatsache zurückzuführen, dass in naher Zukunft ein Dokument gefunden werden müssen für rechtliche oder andere geschäftliche Zwecke. Die meisten großen Konzerne Ablage von Dokumenten in zwei Möglichkeiten, sie entweder alle ihre Dokumente digitalisieren und dann alle Dokumente in einer großen Datenbank oder sie mieten oder kaufen Speicherplatz, wo diese Dokumente sind für eine Anzahl Jahre (in der Regel von den Staats-und Regierungschefs Recht) , bevor sie zerstört werden kann. Die meisten Konzerne und große Unternehmen tun sich beide, sie digitalisieren ihre Dokumente und sie bei der Lagerung, bis sie nicht mehr benötigt werden.
Abrufen von Dokumenten: Die Suche von Dokumenten ist ein weiteres großes Problem, dass viele Menschen, die in Dokumenten-Management-Lösung muss. Wie greifen Sie auf ein bestimmtes Dokument in einem Haufen von Tausenden oder gar Millionen von Dokumenten? Abrufen von Dokumenten erfordert ein System der Aufbewahrung von Dokumenten und den Zugriff auf diese Dokumente in einer fristgerechten Weise, wie auch ein monetäres bezahlbare Weise.
Einreichung: Die Einreichung ist äußerst wichtig, auch wenn Sie eine Organisation System eingerichtet, das zu sagen, dass eine Datei kann nicht einfach fehl am Platze. Es ist wichtig, dass ein System, das nicht nur einfach zu bedienen, sondern auch wirksam ist, wenn Dokumente sind fehl am Platze. Einige der heutigen Dokumente Aufkleber, die Transponder. Diese Transponder können Einreichung Assistenten leicht eine Datei via RF (Radio-Frequenz-Technologie). Für wichtige Dateien, mehr und mehr Unternehmen sind mit dieser Technologie.
Sicherheit: Sicherheit für die meisten Organisationen ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um ihre Dokumenten-Management. Viele Unternehmen Betriebsgeheimnisse, Planung, Gehalt und andere Arten von Informationen werden auf Dokumente. Ob das Dokument ist nur ein paar Wochen alt oder ein paar Jahre alt, wenn jemand, dass ist nicht berechtigt, Aussehen und die Kopie dieser Dokumente wird ein von ihnen halten, es kann dazu führen, dass die Organisation möglicherweise Millionen Dollar Schadensersatz. Heute, viele Sicherheitsvorkehrungen sind rund um Dokumenten-Management. Zum Beispiel, in Bezug auf digitale Speicherung, die meisten Dokumente werden auf Servern, die nicht zugänglich sind, durch das Internet, nur im Intranet (nur unter den Organisationen). Die meisten digitalen Dokumente sind auch verschlüsselt und Passwort geschützt, so dass es kann viel harte Arbeit, um ein Dokument zu entschlüsseln.
Sicherheit ist auch ein wichtiges Anliegen für die Dokumente, die physisch gespeichert. Wenn ein Dokument Lager ist nicht gesichert werden, eine Person kann leicht zu Fuß mit einer ganzen Aktenschrank von Dokumenten oder schlechter. Die meisten Dokument Lagereinrichtungen sind bewacht von Sicherheitsexperten.
Archivierung: Einer der interessantesten Aspekte der Archivierung von Dokumenten ist, wie die Menschen in der Lage, Zugang zu Dokumenten in die Zukunft, sagen wir 50 bis 100 Jahren. Blick zurück 20 Jahre, und viele Menschen waren mit 5 ¼-Zoll-Disketten oder andere Arten von Daten mit bestimmten Computer Sprachen. Ein Teil der Archivierung von Dokumenten ist, um sicherzustellen, dass es eine kompatible Art und Weise den Zugriff auf die Daten schnell und effektiv.
Eigentumsvorbehalt: Eigentumsvorbehalt bezieht sich auf Betriebs-Dokumente für einen bestimmten Zeitraum. Während die Staats-und Regierungschefs der Regel bestimmen die Länge der Zeit, dass einige Dokumente, wie die Steuereinnahmen, die menschliche Ressource Dokumente, etc., andere Dokumente, die wichtig sein könnten vorzeitig zerstört. Retention wird geprüft, wie stellen Sie sicher, dass Dokumente, die nach wie vor wichtig sind getrennt von den anderen, damit sie überleben die jährliche Säuberungsaktionen.
Vertrieb: Genau wie jede andere Art von Daten oder Ware, wie man die Dokumente, die erstellt wurden in die Hände von Menschen, die sie brauchen? Zum Beispiel, es ist gut für eine menschliche Ressourcen Assistenten zum Erstellen eines Dokuments auf eine Kündigung, aber wenn ein Anwalt braucht dieses Dokuments 2 Jahre später, wie wird das Dokument verteilt werden. In der Regel, wenn die Dokumente digital gescannt, ein Dokument kann gezogen werden aus dem digitalen Archiv über ein Passwort oder Anfrage, aber wenn sie in ihrer ursprünglichen Form Papier, es muss eine Art von Plan in das Dokument zu finden ist und tatsächlich gibt es auf die Person, die es erfordert.
Workflow: Workflow ist der Prozess, wie ein Dokument bewegt sich innerhalb einer Organisation. Zum Beispiel, sagen wir mal ein Budget erstellt wurde, es muss ein Workflow-Plan, um zu helfen, die Verteilung von Dokumenten der Schöpfer für Manager, für die Führungskräfte, die für die Finanzen.
Gestaltung: Es ist wichtig, zu prüfen, wie Dokumente erstellt werden. Ein Schriftstück kann erstellt werden von einer Person, von einem Team von Personen oder eine ganze Abteilung. Dies ist auch Teil des Dokumenten-Management, und es muss die Organisation und Struktur, um diesen Prozess wirksam.
Dokumenten-Management alle der oben genannten Themen zu berücksichtigen. Ob Sie ein Einzelunternehmen, in der ein kleines Unternehmen oder für eine große Organisation, Dokumenten-Management ist äußerst wichtig, und dazu beitragen können, Ihre Organisation mit Informationen fließen.
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